業務改善は、仕事をより良いものに変えていくことをいいます。日頃、継続して実施すべき事項です。
言い方はどうであれ、うまく、はやく、やすくというキーワードで仕事を行えるように工夫・創造することが重要です。「うまく」「はやく」は仕事の質を高めることですし、また、「やすく」は合理的にということであります。
できるだけスピーディに、そして無駄を省き、しかし仕事の質は落とさない、というやり方を開発していかなければなりません。
そのためには、日々、以下のことに着眼して仕事をしなければなりません。
- チェックシートを作成する
- マニュアルを整備する
- 手順を短くする
- 書類のフォームを変えてみる
- 仕事のながれを変えてみる
- 仕事の分担を変える
- 仕事をする時間を変える
- 動線を短くする
- 整理整頓を行い、捜し物をする時間を短くする
- 所在を明らかにしてもらい、捜す時間を短縮する
- 事前に打ち合わせをして齟齬をなくす
- 時間を意識した行動を行う（タイムマネジメントの実施）
- 優先順位の高い仕事から処理をする
- 日々行う必要性が低い仕事を、ある時期にまとめて行う
- またはまとめて行っていた仕事を日々に分けて実施する
- 他部署との間にある衝突をなくし、スムーズに仕事が進むようにする
- （常に他人の支援を行う結果、）社内外に自分の支援者を数多くつくる
- 仕様を変える
- 種類を変える
- 量を減らす
- まとめて購入する
- 外注から内製化する
- 他部署で行っていたことを一元化することで生産性を向上する
- 価格交渉を行う
といったことがそれらです。
厳しい環境を迎え、従業員一人ひとり、リーダー一人ひとりが、業務の流中で上記に留意し、少しでも成果を挙げられるよう対処することが必要です。
