以前タイムマネジメントのレクチャーを行いました。
高い生産性を以て仕事を進めるために、
- 時間を軸として
- 自分と
- 他人との関係をつくりだす
- 仕事を円滑に行い
- 余裕をつくり付加価値業務に時間を割く
ことがタイムマネジメントを行う目的です。
- 組織の仕事を棚卸をしてリストをつくる
- １日の単位の仕事の質と量を把握する
- 自分がやるもの、上司に支援してもらうもの、部下に指示するものを区別する
- 自分の仕事を重要なもの緊急なものと、そうではないものに区分する
- ４に従い、できるだけ重要かつ緊急な仕事から片付ける
- 空いた時間に付加価値業務を行う
といったことが具体的な方法になります。
- １ヶ月、１週間、１日に明確な組織達成目標がある
- チーム及び個人の計画が立てられている
- 限られた時間で協力して実行
- できているかどうかを常にチェック
- 行動（もしくは計画）の修正を行い、次に活かす
行動をとる必要があります。
詳細にいえば、
- 全体の仕事質量の掌握（緊急事態も想定）
- 仕事の合理的な割り振り
- 自己の確立
- 他者の特性の把握
- 他者との関係の明確化
- 体調管理
- 自分の時間コントロール
- 相手の尊重（及び調整）
- チームワークに対する強い意識
- 責任者による全体の進捗管理
となります。
事例として、
（Aさん）
朝、なにげなく病棟に入り、あまり考えずに、ながれに乗って仕事をし始めた。
（Bさん）
受持ち患者に実施すべき事項を整理し、頭のなかで自分の行うべきことを計画した。今週中に在庫の整理やリスクの課題を整理しなければならなかったので、今日やるべきことを決めた。また、夕方１時間委員会に参加する前に処理しなければならない入力をすべて完了するための時間を考慮。全体として必ず行わなければならないことと最悪、明日に回してもよいものの区別をつけた。
（Aさん）
自分なりに計画をして、調子よくこなしていたが、患者家族から、相談があるということで、突然呼び止められた。計画をタイトにつくっていたので、その後の計画がぼろぼろになった。
（Bさん）
日々の計画を立案するときには、必ず１日１時間だけは、余裕時間をつくるよう段取りをして、突然仕事があっても、それをクリヤーできるようコントロールしている。また、部下の能力と部下の当日の仕事量を把握しておき、何かあったら、自分の仕事を部下に任せられるよう、部下には予め、説明をしておくよう心掛けている。
（Aさん）
他部署のYさんから、今日は病院機能評価のための準備をするから、１時間ほど時間が欲しいという突然の話があった。そんな「余裕がある訳ないでしょう」とピッチを切った。
（Bさん）
管理者会議で、来月各部に依頼する事項をすべて討議。また、現場で起こっているコンフリクト（衝突）の調整を行う。他部署との関係で、困っていることを発表するとともに、業務のすみわけや、協力関係について討議。もちろん、会議の前には事前に議題が提示され、決めた時間の範囲内で、全員が発言。議長がうまく意見を集約して結論を出す。出した結論は、必ず期日までに実行し、チェックされる。このやり方に職員全員が慣れてきた。
などなど、さらにたくさんのタイムマネジメントができていない人の事例があります。もちろん、上記でいえば、Aさんがうまくできていない職員であることはいうまでもありません。
ここでは少し端折っていますが、
- 自分のできる範囲のコントロール
- チームワークにより、職場の仕事の円滑化に貢献する
- 常に病院全体としての制度や仕事の仕組みへの提案
- 力を付けて、いままでの仕事をできるだけ迅速かつ合目的的に行う
- 時間をつくって病院機能評価へ振り向ける
といったことを説明しました。
結局のところ、タイムマネジメントとは、仕事の仕組みや個人の技術技能を充足、進化させながら、時間をうまくつかうということであり、技術的には、優先順位づけや、段取り、計画性、正確性や迅速性、自立性や思いやりの気持ちをもつなど他者への配慮、円滑な連携（以上自立と連携）が組織で自分を活かす重要なポイントであるのを忘れてはなりません。
タイムマネジメントをうまく行える人になるために、日々活動していきたいと私も思っています。
写真は新橋駅のプラットホームから機関車広場をみたものです。時間がくるとライトがつき汽笛を鳴らして時を告げます。とてもきれいですが汽車が動き始めると、また時が過ぎ去っていくのだということを肌で感じることができます。
