私たちは、一度にたくさんの仕事をこなさなければならないときがあります。
そのときにただ漫然と仕事をすると、すべてをこなしきれないことになりますし、新たな仕事をさらに追加するなどということは論外になります。
結局のところいつも忙しく、そしていつも追われる仕事を続けなければならなくなります。
どこかに満足できない思いを引きずりながら、仕事を続けなければならなくなるのです、
もっとこれをとか、さらによい仕事をといったことができなくなるのはいうまでもありません。
仕事を整理し、効率的にこなしていくための手法を導入する必要があります。
・一つひとつの仕事の期日を明確にする
・一つひとつの重要性を判定する
・一つひとつの必要な時間を決める
・重要性を軸に優先順位を決める
・達成率の許容範囲を決める
・飛び込み仕事のための余裕を一つの仕事として捉える
・仕事の手順や段取りを明確にしておく
・他人に振れるものは振る
・毎日結果をコントロールし、問題があれば瞬時に修正する
といったことに、留意して仕事をしていくことになります。
さらに重要なポイントとして、
・期日を短めに設定すること
・時間を残してより質を上げる必要のあるタスクに使う
ことが大切です。
すなわち、ある仕事の本当の期日が3日後であるとして、2日後に目標期日を設定し、その日にターゲットを決めて仕事を進めていくことが、その内容です。
この遣り方をとると何事も早く終わり、余裕ができるし、その一部を少し物足りない、質を高めるための修正に使えるようになります。
自分を成長させるためには、少しだけ負荷をかける必要もあり、一石三鳥なアプローチになります。
なお、マルチタスクはだめ、シングルタスクでという意見もありますが、職業によってそうはいかないことがたくさんあります。
説明したように仕方のように優先順位等を決めながら、バランスをとり時間配分を行い、いくつかの仕事を並行して行うこともあります。
要は、ある仕事をしているときには頭を切り替え集中すること。そして、時間を区切り対応することが有効です。経験上、それさえできればマルチでも間違いなく対応できます。
上記を踏まえた上で、仕事の性格や相手の要請に応じた自分なりのスタイルを確立することも大切です。
1日の限られた時間の中で最大効率を得られる方法を習得し多くの仕事をこなせるよう訓練したいものです。
