ある会社の管理者会議でのレクチャー資料の一部です。ちょっとながいかもしれません…。
１．はじめに
所長が、所長としてどのように会議を進めていくのかを真剣に考えていく必要があります。会議は積極的に活用するものである、ということをまず理解しなければなりません。以下説明します。
２．会議活用の方法
会議は、連絡（報告）、懇親、決定といった性格をもちますが、所長会議としては決定会議に絞り込んで対応を行う必要があります。
そもそも、それぞれの会議は次の性格をもっています。
（１）連絡会議
伝えたいことを伝えるが、議論をするのではなく、一方的に情報を伝達し、周知してもらうときなどに利用する。会社側としては、指示を出したり通達を出すときなどがその機会となります。
また所長とすれば、自分がこのようなことをしてうまくいったといことや、こうして失敗したから注意してほしい、とか他の所長に情報を提供することで、会社全体にメリットがあるといったときの発言がこれに該当します。
連絡を行うとしても、できるだけ手短にかつ簡潔に要点を示すことや、資料を作成してその資料を示しながら連絡するといったことを行うことになります。
（２）懇親会議
懇親会議というときには、親睦を深めることや、顔をみることでお互いの連帯や連携を強化することを目的として行うことが一般的です。会社側も、こうした性格の会議を行うことにより、所長同士のコミュニケーションがとれるようサポートするし、それができれば組織のまとまりや、統一感を醸成することができるというメリットがあります。
したがって、通常は年に別の目的で会議があり、それが終了したのち補足的に実施されることが多いといわれています。これが単独で行われることはあまりありません。
（３）決定会議
決定会議とは、まさに決定を行うということですから、目的をもっておこなわれることになります。決定すべき何かがないときに決定会議を行うことはできません。所長にしても、会社側としても決定すべき何かをもって会議に臨む必要があります。
３．所長からみた決定会議
所長が決定会議に参加するということは、日常から問題意識をもって活動を行う必要があります。具体的には、
①どのようにしたら営業がうまく成果をあげられるのか
②どのようにしたら労務がうまく成果をあげられるのか
ということがそれです。
日々、自分の行動や部下の行動、そして会社の政策等について問題意識があれば、それに対して自分であればこうしたい、自分はこうしようという考えをもつことができます。意識をもっているが、単なる思いだけで解決策をもっていないというのでは、問題意識をもつということはいえません。
問題意識をもったら必ず、どのように解決していけばよいのか、そのための課題は何かを考えるからです。問題意識をもったら解決策を考える。ということに留意しなければなりません。
たとえば顧客管理の方法であれば、自分が営業をしているときに、業界情報をもっていなければ、先方の責任者と話ができない。しかし、自分で業界の話やマーケットの話をすることは難しい。どうしたらいいだろうか。そのためには本部にこうした組織をつくり情報を提供して欲しい。その情報を事前に学習するためのレクチャーも欲しい。それを情報としてもって客先に出向くことで、親密化が図れる、といったことを考えて会議に臨みます。
会議では、自分が考えている問題意識や解決策について発表し、これが正しいのかどうか、他に方法はあるのか、ないのか、実際として他の営業所ではどのようにこの問題をクリヤーしているのかといったことを議論し、会議で結論をだしてもらって考えたことが実行できるのか、それとも実行できないのかの結論を出す、といったことがそれらです。
問題意識は自分が成果をあげるために、何が障害になっているのか、何が問題なのかについて考え、そして解決策についても用意したうえで、それが正しいのか、他に方法はないのか、会社としてどうであるのかについての議論につながる必要があります。結果として最終的に会議でその解決と決定を行うことを会議の目的としていくことが必要となるのです。
４．会社からみた決定会議
上記の考え方をベースにすれば、会社がどのように営業会議を考えるのかについても容易に理解できます。
何を決めたいのかということです。
所長に図り、何を決めていきたいのかをベースとして会議が行われる必要があります。会社が決定したいことがなければ会議を行うことはあまり意味がありません。もちろん、前述したように会社の考え方を伝える、という場に会議を活用することも、ある意味有効です。
すなわち、その場に皆で集まり、皆がいるとことで何かを連絡する。伝えるということは、共有意識をもったり、共感できる一つの方法であるとは考えます。皆がいるところで説明した、徹底したということを事後に思い起こすことができるよう、あえて皆が集まったところで場面をつくり、伝えるということに意味があるという見方です。
ただ、それ以上に何かを決め、それを徹底することのほうがより重要であることは明確です。何かテーマを与えて議論してもらうことにより、
①所長が何を考えているのか
②どのような意見をもっているのか
③それはなぜなのか
ということを会社は理解することができます。
また、そのプロセスを通じて、つまり個々の所長がそれぞれの考え方を説明したのちに、お互いにそれらの考えにより、新たに触発を受けたり、あるいは考えを整理することができ、まとめられる可能性があります。
会社として、それぞれの所長が、さらに新しい何かを生み出すことを、支援することができる場面です。決定会議をしようというなげかけを常に行うとともに、いくつかのポイントを所長にきちっと説明しておくことが必要です。
「ドクタートレジャーボックス同時掲載記事」
